„Ich habe jedes Vorstellungsgespräch als Übungsfeld genutzt, um daraus zu lernen: Auch wenn nur geringe Erfolgsaussichten für einen Job bestanden, habe ich mich bestmöglich darauf vorbereitet. So lernte ich jedes Mal etwas dazu und habe erfahren, welche Fragen die Personalisten gerne stellen und was sie von einem Bewerber wissen wollen.“ Fr. W., Büroassistentin

Worum geht’s beim Vorstellungsgespräch?

Mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch haben Sie bereits einen ersten Erfolg eingefahren. Gratulation! Ihre Bewerbung war so interessant für das Unternehmen, dass man Sie kennenlernen möchte.

Aus Sicht der Personalverantwortlichen hat das VORSTELLUNGSGESPRÄCH das ZIEL, den richtigen Mann bzw. die richtige Frau für die zu besetzende Position zu finden. Auch wenn im Gespräch Ihre Kompetenzen und Erfahrungen näher beleuchten werden, bedenken Sie: die grundsätzlichen Infos dazu haben die Personalist:innen bereits in Ihrem Lebenslauf gefunden - deshalb wurden Sie ja zum Gespräch eingeladen.

Nun geht es darum, dass man Sie vor allem als PERSON kennen lernen möchte, um sich von Ihnen einen persönlichen Eindruck zu machen. Die wichtigste Frage, die Personalverantwortliche im Vorstellungsgespräch klären wollen: passt der Bewerber bzw. die Bewerberin zu unserem Unternehmen, ins künftige Team und zu den zukünftigen Kolleginnen und Kollegen? Es geht deshalb nicht unbedingt darum, den Besten zu finden – sondern den  PASSENDSTEN! Besonderes Augenmerk wird dabei auf folgende persönliche Eigenschaften gelegt:

Wirken Sie sympathisch und vertrauenswürdig?
Wirken Sie motiviert und leistungsbereit?
Sind Sie anpassungsfähig und können sich gut in das bestehende Team und die Organisation integrieren?

Warum ist die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch wichtig für mich?

Für Sie ist das Vorstellungsgespräch eine entscheidende Weichenstellung auf dem Weg zum Ihrem neuen Job. In den seltensten Fällen erhalten Bewerber im ersten Gespräch eine Job-Zusage. Vielmehr geht es darum, ob Sie im Auswahlverfahren weiterkommen oder nicht.  

Eine ernsthafte Vorbereitung auf diesen wichtigen Moment ist notwendig, weil der erste Eindruck, den sich Personalverantwortliche von Ihnen machen werden, entscheidend ist. Kommunikationsexpert:innen haben herausgefunden, dass bereits in den ersten Sekunden eines persönlichen Kennenlernens ein erstes Urteil über den/die bis dahin unbekannte/n Gesprächspartner:in gefällt wird. „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance“ – dieser Gedanke macht vielleicht Stress. Aber wenn Sie einige wichtige Punkte beachten, können Sie die Macht des ersten Eindrucks für sich nutzen und zeigen, dass genau Sie der bzw. die Richtige für das Unternehmen sind.  

Ihre Herausforderung besteht darin, sich sympathisch und kompetent zu präsentieren und gleichzeitig authentisch zu bleiben.  

Die inhaltlichen Stationen eines Vorstellungsgesprächs umfassen in den meisten Fällen:

• Begrüßung und Eröffnung des Gesprächs
• Interview des Bewerbers bzw. der Bewerberin bezüglich seines/ihres beruflichen und persönlichen Werdegangs
• Fragen zu seinen/ihren fachlichen und persönlichen Kompetenzen
• Informationen über das Unternehmen und die zu besetzende Position
• Austausch über Gehaltsvorstellungen und andere Rahmenbedingungen
• Abschluss des Gesprächs und Verabschiedung

Der Informationsaustausch ist aber nicht nur für die Personalverantwortlichen wichtig. Sie als Bewerber:in wollen herauszufinden, ob Sie in diesem Unternehmen jene Arbeitsstelle finden, die Ihren beruflichen Zielen und Vorstellungen entspricht. Deshalb sollten Sie nicht passiv eine Interviewsituation über sich ergehen zu lassen, sondern selbst auch gezielt Fragen nach der ausgeschriebenen Stelle und die Rahmenbedingungen stellen. Denn Sie sind nicht Bittsteller:in, sondern bringen Einsatzbereitschaft, Erfahrungen und Fähigkeiten mit, die für das Unternehmen interessant sind.

Wie gehe ich bei der Vorbereitung konkret vor?

1. Wann und wo genau findet der Termin statt?

Es ist wichtig, genügend Zeit einzuplanen. Rechnen Sie einen Verkehrsstau oder eine Verkehrsmittelverspätung mit ein. Sie sollten bereits 10 Minuten vor der vereinbarten Zeit am vereinbarten Ort ankommen und danach PÜNKTLICH  im vereinbarten Besprechungszimmer, Büro etc. erscheinen.

Pünktlichkeit bedeutet nicht, 15 Minuten vor dem Termin zu erscheinen, denn so erwecken Sie – genauso wie bei Unpünktlichkeit - den Eindruck, dass Sie ein schlechtes Zeitmanagement haben. 

2. Welche schriftlichen Unterlagen nehme ich mit?

Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Kursbestätigungen etc. - ordnen Sie die Unterlagen in eine Mappe ein, die Sie auch dann mitnehmen, wenn Sie der Kontaktperson bereits alles vorab geschickt haben. Denn Sie sollten immer nachvollziehen können, worauf sich Ihr Gegenüber bei Durchsicht Ihrer Bewerbungsunterlagen bezieht. Nehmen Sie auch – wie bei einer beruflichen Besprechung - Terminplaner, Notizblock und Schreibgerät mit, denn es ist sehr gut möglich, dass Sie etwas notieren müssen. So erwecken Sie einen ernsthaften und motivierten Eindruck.

3. Wie kleide ich mich?

Eine gepflegte Erscheinung und passende Kleidung ist beim Vorstellungsgespräch Pflicht. Als Richtlinie gilt: Orientieren Sie sich an der branchenüblichen Kleidungsordnung. Kleiden Sie sich im Zweifelsfall eine Stufe über der berufsüblichen Kleidung. Bei Berufen mit Dienstkleidung hilft die Frage: Wie würden Sie sich kleiden für die gepflegte Weihnachtsfeier Ihres Teams, für die Verabschiedungsfeier eines langjährigen Mitarbeiters oder einer geschätzten Kollegin etc.? Entscheiden Sie am Vortag, was Sie anziehen werden und richten Sie alles her, denn am Morgen kommt man leicht in Zeitnot.  

4. Welchen persönlichen Eindruck möchte ich hinterlassen?

Achten Sie auf einen gepflegten Gesamteindruck. Wenn Sie am Vortag Alkohol zu sich nehmen, bedenken Sie, dass ein Alkoholkonsum von bereits etwas über 1 Promille auch am nächsten Tag bemerkbar ist, das heißt: man kann es riechen und sehen. Raucher:innen sollten eine halbe Stunde vor dem Gespräch die letzte Zigarette rauchen, und mit Parfum und Deo sollten Sie ebenfalls sparsam umgehen. Denn: wen man nicht riechen kann, den will man auch nicht als Arbeitskollegen oder Arbeitskollegin tagein tagaus ertragen müssen.

5. Was weiß ich über das Unternehmen?

Recherchieren Sie im Vorfeld umfassend über das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen und die jeweilige Branche. Sie finden über fast jedes Unternehmen Informationen im Internet, Zeitungsartikel, Berichte in Wirtschaftsmagazinen etc. Auch die betreffende Stellenausschreibung und damit die Anforderungen des Unternehmens an Sie als Bewerber:in sollten Sie gut im Kopf und als Unterlage mit haben.

6. Bin ich auf die Fragen der Personalverantwortlichen ausreichend vorbereitet?

Bereiten Sie sich auf typische Fragen, mit denen Sie bei einem Vorstellungsgespräch rechnen müssen, vor. Siehe auch das Download-Dokument „Häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch“!

7. Was antworte ich, wenn ich nach meinen Gehaltsvorstellungen gefragt werde?

Auch Gehalt bzw. Lohn sind Thema beim Vorstellungsgespräch. Sie können sich vorbereiten, in dem Sie die Gehaltsangaben bei der Stellenausschreibung als Mindestbasis heranziehen. Die meisten Firmen geben dort nur das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diesen Arbeitsplatz an, also die niedrigste Einstufung ohne Berücksichtigung von relevanter Berufserfahrung, anrechenbaren Vordienstzeiten und Qualifikationen. Gleichzeitig wird meistens darauf hingewiesen, dass Überzahlung möglich ist bzw. die tatsächliche Bezahlung von der jeweiligen Qualifikation und Berufserfahrung abhängig ist.

Recherchieren Sie deshalb bereits vor dem Gespräch die Gehalts-/Lohnsituation der jeweiligen Branche, entsprechend der jeweiligen Funktion, für die Sie sich bewerben. Als Gewerkschaftsmitglied erhalten Sie Informationen über den gültigen Kollektivvertrag bei den Expertinnen und Experten der Gewerkschaft. So erhalten Sie Informationen über das kollektivvertragliche Mindestlevel und die Bestimmungen über Einstufung und Anrechnung von Vordienstzeiten.  

Hören Sie sich auch in Ihrem Bekanntenkreis und persönlichen Netzwerk um, ob jemand in derselben Branche in einer vergleichbaren Funktion und Firma tätig ist. So bekommt man ein Gefühl für die branchenüblichen Gehälter und Löhne. Informationen über das firmeninterne Gehaltsschema erhalten Sie über Insider, die Sie persönlich kennen oder zu denen jemand aus Ihrem Netzwerk Kontakt hat.

Richtwerte fürs Gehalt lassen sich für Frauen und Männer auch mit dem Gehaltsrechner auf https://www.gehaltsrechner.gv.at/ ermitteln.

Beachten Sie, dass bei Gehaltsverhandlungen über Bruttobeträge, also Ihr monatliches Brutto-Gehalt, in einigen Bereichen auch Brutto-Stundenlohn verhandelt wird. Hilfe bietet der Brutto-Netto-Rechner https://bruttonetto.arbeiterkammer.at/

Legen Sie sich für die Gehaltsverhandlungen – anhand der eingeholten Informationen - Ihre eigene persönliche Bandbreite zurecht: Legen Sie einen Minimalwert als absolute „Schmerzgrenze" fest und einen Maximalwert der Forderung. Profi-Verhandler empfehlen, leicht über dem Maximalwert in die Verhandlung zu gehen, da der erstgenannte Betrag den weiteren Verlauf des Gesprächs bestimmt.

Zusehends geht man dazu über, nicht mehr das Monatsgehalt, sondern das Brutto-Jahresgehalt zu verhandeln, insbesondere bei Führungs- und Expert:innenfunktionen. Auch sogenannte All-in(klusiv)-Verträge werden immer üblicher. Um hier über faire Rahmenbedingungen informiert zu sein, können Sie z.B. die Homepage der Gewerkschaft GPA oder der Arbeiterkammer zu Rate ziehen.

Beachten Sie auch, inwieweit die Firma zusätzlich zum monatlichen Entgelt weitere Leistungen bietet. Dies können sein: eine eigene Betriebskantine mit vergünstigtem Essen, Essensbons, Gesundheitsmaßnahmen, Aus- und Weiterbildung, Erfolgsprämien, Mitarbeiter:innenbeteiligung am Unternehmen (z.B. in Form von Aktien), Mitarbeiter:innenvergünstigungen etc.

Falls Sie Ihr Wunschgehalt nicht bereits ab Dienstvertragsbeginn erreicht haben, besteht eine Möglichkeit darin, eine Gehaltserhöhung im Laufe der Zeit, z.B. nach einem halben Jahr, möglicherweise in Verbindung mit einem Mitarbeiter:innen-Gespräch über Ihre bisherige Leistung, zu vereinbaren.

8. Was möchte ich über die ausgeschriebene Stelle wissen?

Bereiten Sie am besten schriftlich Fragen vor, mit denen Sie abklären können, ob die ausgeschriebene Position auch zu Ihnen passt. Das kann Themen betreffen wie

• der konkrete Aufgaben- und Verantwortungsbereich,
• die genaue Gestaltung der Arbeitszeit,
• Abteilungs- und Teamstrukturen,
• Verkehrsanbindung, Parkplätze,
• Reisetätigkeit,
• Gehalt/Lohn-Entwicklung,
• Sozialleistungen,
• Rahmenbedingungen des Arbeitsplatzes, Büro, Infrastruktur, Firmenauto
• Weiterbildungsmöglichkeiten usw.

Eine wichtige Frage kann auch sein, ob es sich um eine neugeschaffene Position oder eine Neubesetzung handelt und was der Grund für das Ausscheiden des Vorgängers bzw. der Vorgängerin ist.

9. Was ist auf dem Weg zum Vorstellungstermin zu beachten?

Manche Personalverantwortliche stehen gern am Fenster und beobachten, wie sich der Bewerber dem Gebäude nähert: wirkt er nervös, hektisch, raucht er schnell noch eine? Mit welchem Auto reist er an? Falls man Ihrem Auto die Notwendigkeit einer gründlichen Reinigung ansieht, parken Sie es nicht direkt vor dem Gebäude, wo das Treffen stattfindet.

Seien Sie freundlich zu jeder Person, die Ihnen im Firmengelände begegnet! Denn Sie können nie wissen, ob Ihnen diese Person nicht schon in wenigen Minuten am Besprechungstisch gegenüber sitzen wird. Schenken Sie besonderes Augenmerk immer auch den Personen im Sekretariat und im direkten Umfeld Ihrer Gesprächspartner:innen, denn viele Personalentscheidungen werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitbeeinflusst - gerade wenn es um die Frage geht: passt er oder sie in unser Team?

10. Worauf Sie im und nach dem Vorstellungsgespräch besonders achten sollten

Beim Vorstellungsgespräch erwachsen für beide Seiten gewisse Mitteilungs- und Aufklärungspflichten. Für Sie bedeutet dies, dass Sie nicht nur zur fachlichen Eignung, sondern auch zu anderen für das Arbeitsverhältnis wichtigen Fragen wahrheitsgemäß antworten müssen.

Sie müssen aber nicht jede Frage beantworten. Es gibt Fragen, die in einem Vorstellungsgespräch unzulässig sind, wobei Sie nicht aggressiv werden, sondern ruhig und sachlich bleiben sollten. Weitere Infos und Tipps zu unzulässigen Fragen in Bezug auf Schwangerschaft, Kinderwunsch, Religionszugehörigkeit, politische Gesinnung, Vorstrafe, Krankheiten, Partnerschaft etc. finden Sie auf der Homepage der Arbeiterkammer.

Das Vorstellungsgespräch lässt sich mit einem Verkaufsgespräch vergleichen, wobei es in Ihrem Fall darum geht, dem Gesprächspartner bzw. der Gesprächspartnerin zu vermitteln, was Sie ihm/ihr konkret anbieten können: nämlich Ihre für die zu besetzende Position  passenden

• Berufserfahrungen,
• Fähigkeiten und Fertigkeiten
• und Qualifikationen.

Mehr dazu unter „ Denk an deine Stärken!“ und „ Geh strategisch vor - Profil“ 

Denken Sie immer an das, was Sie mitbringen - so kommen Sie nicht in die Rolle eines Bittstellers bzw. einer Bittstellerin. Zu dick aufzutragen, kommt aber auch nicht gut an, denn spätestens während der Probezeit kommt die Wahrheit ans Licht. Bleiben Sie also bei der Wahrheit!

• Die Begrüßung

Vergessen Sie nicht zu grüßen und nennen Sie Ihren Namen – am besten, indem Sie zuerst Ihren Vornamen und dann Ihren Nachnamen aussprechen. 

Bis zur Corona-Pandemie galt die Empfehlung: Geben Sie Ihrem Gesprächspartner bzw. Ihrer Gesprächspartnerin die Hand - aber erst dann, wenn er bzw. sie sie Ihnen reicht! Seit Corona gelten allerdings Verhaltensregeln wie Händeschütteln vermeiden, Abstand halten und andere Hygienemaßnahmen. Beachten Sie daher immer die Verhaltensregeln und Vorgaben, die allgemein und insbesondere am jeweiligen Ort des Vorstellungsgesprächs gelten.

 Orientieren Sie sich bei der Begrüßungsgeste am Verhalten Ihres Gesprächspartners bzw. Ihrer Gesprächspartnerin.

Ihre Gesprächspartner:innen werden Ihnen einen Platz anbieten. Warten Sie also. Sollte er Sie zu seinem Schreibtisch bitten, behalten Sie Ihre Unterlagen vorerst in der Hand - legen oder „knallen“ Sie sie nicht auf „seinen“ Tisch. Manche Menschen sind in diesem Punkt etwas empfindlich.

• Der Gesprächseinstieg

Bedanken Sie sich für die Einladung zum Gespräch. Vielleicht gibt es etwas Positives zu erwähnen in Bezug auf das Büro, das Gebäude, in dem das Gespräch stattfindet, etc.

Setzen Sie sich erst nieder, wenn Ihr Gegenüber Platz nimmt.

• Bleiben Sie authentisch!

Es geht nicht darum, ein Verhalten einzulernen und jemandem etwas vorzuspielen. Ihr Gegenüber kann sehr leicht gefühlsmäßig merken, dass mit Ihnen „etwas nicht stimmt.“ Und wer stellt schon jemanden ein, bei dem/r man das Gefühl hat, dass etwas nicht passt?

Seien Sie daher möglichst natürlich.

• Achten Sie auf den Blickkontakt!

Damit ist allerdings nicht gemeint, Ihr Gegenüber anzustarren. Auch hier natürlich bleiben und einfach immer wieder auf den Augenkontakt zu Ihren Gesprächspartner:innen achten.

• Auf den Punkt bringen!

Beantworten Sie die Fragen, die Ihnen gestellt werden, nicht zu knapp, aber auch nicht ausschweifend. Bringen Sie die wesentlichen Informationen auf den Punkt.

• Sachlich bleiben!

Vermeiden Sie es, über frühere Arbeitgeber:innen, Vorgesetzte und Kolleg:innen zu schimpfen. Auch wenn es persönliche Gründe für die Beendigung eines Dienstverhältnisses gegeben hat.  

• Hören Sie Ihren Gesprächspartner:innen genau zu!

Zeigen Sie, dass Sie zuhören können - nicht zufällig wird das Zuhören als wichtiges Instrument der erfolgreichen Gesprächsführung bezeichnet. Bewerber:innen, die nicht zuhören können und stattdessen ihrem Gegenüber immer wieder ins Wort fallen, „schießen“ sich selbst aus dem Rennen um die zu besetzende Stelle.

Unterbrechen Sie Ihr Gegenüber daher nur ausnahmsweise und wenn es inhaltlich absolut notwendig ist - und in Verbindung mit einer Entschuldigung.

Nennen Sie zwischendurch auch den Namen Ihres Gesprächspartners bzw. Ihrer Gesprächspartnerin. Dann fühlt sich die Person wertgeschätzt.

• Achten Sie auf Ihre eigene Körperhaltung!

Sie können durch Ihre bewusste Körperhaltung Energie und Aufmerksamkeit signalisieren, indem Sie während des gesamten Gesprächs darauf achten, dass Sie aufrecht sitzen.  

Wenn Sie einmal besonders starkes Interesse signalisieren wollen, beugen Sie Ihren Oberkörper etwas nach vorne.

Vermeiden Sie unkontrollierte und unbeholfen wirkende Bewegungen wie auf dem Stuhl herumzurutschen, sich zu kratzen oder mit Stiften, Brille usw. zu spielen. Bleiben Sie stattdessen konzentriert bei dem, was Sie gerade tun und sagen.

Vermeiden Sie es Ihre Arme längere Zeit vor der Brust zu verschränken oder sich dabei sogar noch zurückzulehnen. Das kann auf Ihre Gesprächspartner:innen distanziert und abwehrend wirken, auch wenn Sie selbst die Situation gar nicht so erleben. Ein Spruch lautet: „Wirklich ist was wirkt“, daher wird eine offene Körperhaltung, die Sie einnehmen, viel positiver bei Ihrem Gegenüber ankommen.

• Die Verabschiedung

Bedanken Sie sich am Ende für das Gespräch – dies sollte selbstverständlich sein, wird aber manchmal vergessen. Fassen Sie zusammen, was als nächste Schritte vereinbart wurde: z.B. „Sie erhalten von mir die noch fehlenden Unterlagen per Email…, “„Ich werde von Ihnen Ende nächster Woche verständigt...“

• Wie geht es nach dem Vorstellungsgespräch weiter?

Eine selten genutzte Möglichkeit, um sich nochmals positiv ins Gedächtnis Ihrer Gesprächspartner:innen zu rufen, ist ein Dankesmail – darin haben Sie auch die Gelegenheit, noch einmal Ihr Interesse für die Position zu formulieren.

Wenn Sie zwei Wochen nach einem Gespräch noch nichts von den Personalverantwortlichen oder Personalberater:innen gehört oder gelesen haben, sollten Sie nach dem aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses fragen, außer es wurde ausdrücklich eine andere Vorgehensweise vereinbart.

Da leider viele Firmen darauf „vergessen“, den Bewerberinnen und Bewerbern abzusagen, ist es im Zweifelsfall ratsamer, nach zu fragen als vergeblich auf eine positive Rückmeldung zu hoffen. Falls sich herausstellt, dass Sie noch im Rennen sind, haben Sie sich mit Ihrer Rückfrage in Erinnerung gerufen und signalisiert, dass Sie an der zu besetzenden Position noch immer interessiert sind.